Nøkkeltall og benchmarking

Nøkkeltall og normtall er nødvendige for å kunne vurdere livsløpskostnader, både med tanke på benchmarking, forbedringsarbeid, budsjettering og analyser av livssykluskostnader (LCC-analyser). Samtidig er dessverre tilgjengeligheten av tallgrunnlag begrenset, og nøkkeltallene en finner er ikke nødvendigvis sammenliknbare. Det er viktig å merke seg at normtall og nøkkeltall er to forskjellige ting, og har ulike bruksområder:

Nøkkeltall er basert på registrert forbruk over en gitt periode.

Nøkkeltall benyttes for bl.a. rapportering av faktisk forbruk, måling av hvordan man ligger an i forhold til mål/ambisjoner og som input til benchmarkings- og forbedringsprosesser. Nøkkeltall blir mest anvendelige for din organisasjon, når de baseres på egen drift. Ved bruk av nøkkeltall er det viktig å være klar over hva som er med og ikke i tallgrunnlaget som benyttes, slik at man sammenligner epler og epler. LCC forum anbefaler å benytte inndelingen i NS3454, og at man gjerne ser til beste praksis hos andre aktører.

Normtall gjenspeiler det som bør brukes for å nå virksomhetens målsetninger

Normtall benyttes gjerne i forbindelse med planlegging og budsjettering, som input i LCC-beregninger for å belyse kostnadskonsekvens over livsløpet/valgt analyseperiode og som grunnlag for å definere mål innen f.eks. kostnadsnivå (eks. kr/areal, kr/pasient), arealutnyttelse (eks. areal pr/elev). Normtall skal inneholde forventet nivå på ulike kostnadsposter for å ivareta bygningens verdi. Det er typisk at normtallet for drift, vedlikehold og utskiftning varierer fra nøkkeltallet. For lave nøkkeltall over tid medfører verdiforringelse av bygningsmassen. Et eksempel kan være at drift underfinansieres over tid, slik at vedlikehold- og utskiftningsbehov melder seg tidligere enn antatt.

Det er viktig å være klar over forskjell mellom normtall og nøkkeltall når man benytter ulike kilder for å budsjettere eller benchmarke egen ytelse. Flere nøkkeltallsdatabaser baserer seg på erfaringstall og innrapporterte kostnader, og kan dermed være i fare for å være underfinansiert i forhold til behov.

Benchmarking og benchlearning
I en benchmarkingsprosess sammenlikner man en enhet mot andre enheter. Benchmarking kan gjøres internt (mellom enheter i en virksomhet, f.eks. sammenlikne bygg med andre bygg, en sektor med en annen) eller eksternt (utenfor egen virksomhet).

Det enkleste er ofte å sammenlikne internt, og det kan ha stor nytteverdi i seg selv, både for å analysere forskjeller og identifisere forbedringspotensiale. Samtidig er det viktig å være bevisst på begrensningene som ligger i internt benchmarking. Man kan ligge for høyt/lavt uten å ha noe å sammenligne med. Det er derfor nyttig å sjekke tall med andre organisasjoner også.

Benchlearning innebærer å fokusere på hva man kan lære av hverandre for å oppnå forbedringer i egen virksomhet. Ofte starter man med en benchmarking der man analyserer likheter og forskjeller i nøkkeltall, deretter går man i dialog og deler erfaringer som kan forklare disse forskjellene/likhetene samt tilstreber å dele/finne beste praksis for de ulike tjenesteområdene/fagområdene som inngår i benchmarkingen. Dette kan resultere i forslag til tiltak for forbedring i deltakernes virksomheter og deres måte å løse oppgavene på.

Noen forhold å være spesielt oppmerksomme på:
-              Utarbeidelse av Nøkkeltall:

Ved utarbeidelse av nøkkeltall er det viktig å verifisere at tallgrunnlaget er riktig, og at det hentes tall fra en tilstrekkelig lang tidsperiode. Særlig vedlikeholdskostnader varierer stort fra år til år for enkeltbygninger, og det anbefales derfor å etablere nøkkeltall for vedlikehold basert på flere år og/eller for en større portefølje av bygninger slik at tallene blir mest mulig representative.

Dersom kostnadstallene hentes fra regnskapet må konteringen være utført tilstrekkelig korrekt. Her gjelder «shit in, shit out».
-              Å faktisk gjøre det likt:

Ved benchmarking må en sikre at aktørene som er involvert benytter samme definisjoner og innhold/omfang i det som skal benchmarkes.

Det er flere faktorer som må vurderes for å kunne sammenligne:

• Forskjellige areal – BTA, NTA, BRA, renholdt areal, oppvarmet areal
• Likt areal er ikke nødvendigvis likt volum
• Forskjellige typer bygning (areal)
• Driftstider (produksjonsmål)
• Brukerbelastning (produksjonsmål)
• Teknisk kompleksitet – eksempelvis informasjon om formål, byggeår, standard, driftstid

Presentasjon fra frokostmøte om nøkkeltall 8. september 2020